7 Manfaat Google Docs yang Sangat Membantu Bagi Kehidupan Para Mahasiswa

Kehidupan mahasiswa tidak lepas dari yang namanya tugas harian dari dosen. Baik itu tugas yang dilakukan per individu maupun kelompok. Siapa di sini yang masih berstatus mahasiswa cung? Hehe.

Salah satu tools wajib yang bisa mempermudah kehidupan Anda adalah Google Docs ini. Saya sendiri sudah sangat jarang menggunakan microsoft office, wps, atau aplikasi kantor sejenis yang perlu diinstal di komputer.

Ada beberapa alasan mengapa saya lebih menggunakan layanan Google Docs, yaitu:

  1. Tidak perlu melakukan instalasi software apapun dan hanya membutuhkan browser plus koneksi internet.
  2. Terhindar dari serangan virus komputer.
  3. Tidak perlu repot melakukan save karena penyimpanan dilakukan secara realtime dan otomatis.
  4. Anda bisa akses dokumen yang sedang dikerjakan dari manapun dan kapanpun.
  5. Kolaborasi menjadi lebih mudah dan cepat.

Sebelum saya jelaskan satu per satu dari manfaat Google Docs ini. Saya akan memberikan gambaran terlebih dahulu bagaimana cara kerja sebelum ada pemanfaatan dari Google Docs.

Dahulu kala jika seseorang ingin mengerjakan tugas-tugas kantor seperti membuat surat, mengerjakan dokumen tertentu, atau skripsi misalnya. Ia harus terlebih dahulu menginstall aplikasi office di komputer.

Lantas jika ia ingin pergi ke suatu tempat tanpa membawa komputer kerjanya. Maka dibutuhkan media penyimpanan data seperti harddisk atau flashdisk. Betul ya?

Saya ingat sekali dahulu harga flashdisk kapasitas 256 MB kalau tidak salah harganya mencapai Rp. 250.000,- ke atas. Sangat mahal tapi sekarang lihat? Ukuran yang GB-an bisa Anda beli dengan harga yang lebih terjangkau.

Perkembangan dunia teknologi yang begitu cepat telah merubah gaya hidup suatu negara bahkan dunia. Kembali ke si flashdisk tadi. Jarang dulu yang punya printer sehingga peranan warnet begitu penting.

Ada yang masih ingat apa itu warnet? Warung internet. Lagi-lagi eksitensi dari warnet sendiri makin ke sini semakin tergantikan dengan internet murah dari para provider internet di tanah air.

Orang saat ini lebih mudah menemukan internet gratis di cafe-cafehotel, maupun ruang terbuka publik umum lainnya. Wi-fi gratis juga saat ini bisa dijumpai di kampus atau sekitarannya.

1. Manfaat Google Docs Pertama, Yaitu Anda Tidak Perlu Instal Aplikasi Kantor di Komputer Anda

Saat ini kebutuhan akan fleksibilitas dan mobilitas tidak dapat dihindari lagi. Tidak mungkin kita hanya mengandalkan komputer atau laptop pribadi untuk mengerjakan kegiatan kampus dan kantor bersamaan.

Peranan flashdisk menjadi penting guna mempermudah mobilitas. Jadi kita tidak tergantung satu atau dua devices tertentu saja. Sayangnya belum tentu komputer yang akan dipakai memiliki aplikasi kantor bawaan.

Sepengetahuan saya sampai saat ini belum ada sistem operasi yang sudah terinstal langsung aplikasi kantor di dalamnya. Namun setiap sistem operasi insyaAllah pasti memiliki sebuah browser bawaan.

Tinggal kita manfaatkan saja koneksi internet yang gratis di tempat terbuka umum, bisa juga dengan hotspot dari smartphone, USB-modem, maupun colok kabel internet.

Setelah terhubung dengan internet kita bisa mengakses Google Docs untuk mengerjakan tugas kuliah maupun tugas kantor. Tinggal dibuat dua folder yang berbeda saja untuk membedakannya di Google Drive.

2. Manfaat Google Docs Kedua, Yaitu Terhindar dari Virus Komputer

Hal yang paling menyebalkan adalah pada saat mau nge-print tugas ternyata komputer yang dicolokin flashdisk itu ada virusnya. Dicari-cari file dokumennya ga ketemu. Eh ternyata “diumpetin” sama si virus.

Syukur kalau cuma diumpetin gitu aja bisa dibuka kembali atau ditampilkan lagi dengan menggunakan antivirus buatan dalam negeri si Smadav. Hal yang paling buruk itu kalau si virus menginfeksi filenya.

Hmm. file terinfeksi bisa juga si diperbaiki. Kalau dihapus bagaimana? Ini PR paling berat. Proses recovery data yang dihapus dari flashdisk atau harddisk tidak selalu dalam keadaan baik.

Terkadang filenya malah rusak. Terus harus mengambil data dari komputer/laptop lagi yang sebagai file backup-nya? Ya bisa abis deh waktu. Nah kalau pakai Google Docs tidak perlu khawatir.

Semua file dokumen Anda akan tersimpan di server si Mbah Google. Jika kasus di atas terjadi tinggal download file yang baru saja, semua masalah selesai. Tidak perlu repot copy-paste dari banyak devices atau gadget.

Saya menyarankan agar setiap file dokumen yang final dan tinggal dicetak. Tidak di download menggunakan ekstensi .doc atau .docs. Lebih aman menggunakan ekstensi .pdf  ada beberapa alasan.

Pertama, ekstensi tersebut jauh lebih aman dibandingkan dua yang saya sebutkan sebelumnya. Kedua, dokumen tidak akan banyak berubah pada saat proses cetak. Ketiga, jika Anda menggunakan font yang istimewa.

Saya menyarankan agar lembaran tersebut sebelumnya dikonversi ke dalam file gambar. Font yang tidak lazim digunakan pada aplikasi kantor terkadang suka berubah sendiri ketika dicetak.

Setelah itu, simpan dalam bentuk PDF bukan dalam bentuk gambar. Proses cetak pun bisa Anda lanjutkan.

3. Manfaat Google Docs yang Ketiga Adalah Tidak Perlu Khawatir Dokumen Lupa Di-Save

Revisian skripsi atau lagi ngerjain tugas makalah yang sampai berlembar-lembar dari dosen. Tiba-tiba mati lampu atau komputer hang dan perlu di-restart ulang. Apa perasaan Anda?

Duh kesel dan bete pastinya ya? Sebenarnya aplikasi kantor seperti microsoft office memiliki kemampuan recovery dokumen yang belum tersimpan secara sempurna.

Kalau masih bisa di-recovery itu masih aman. Kalau pas dibuka lagi dokumen yang sudah dikerjakan ternyata hilang dan pekerjaan yang sebelumnya tidak tersimpan bagaimana?

Ya semua jadi sia-sia. Waktu hilang, tenaga terkuras, sedih deh. Manfaat Google Docs yang ketiga ini menurut saya bagian yang paling menyenangkan pada saat mengunakan aplikasi berbasis web.

Semua tersimpan di komputer si Mbah Google. Tidak perlu khawatir jika komputer yang kita gunakan mengalami masalah seperti mati lampu, harddisk yang rusak, sistem operasi yang crash, dan seterusnya.

Setiap kali kita ingin menyimpan hasil editing dokumen jika menggunakan aplikasi kantor. Kita perlu baca manteranya yaitu CTRL + S. Kalau di Google Docs Anda sudah tidak membutuhkan hal tersebut.

Setiap sekian detik sekali, proses editing di Google Docs akan disimpan secara otomatis. Kita ngetik sedikit sudah langsung tersimpan otomatis. Anda bisa say goodbye dengan CTRL + S itu.  😀

4. Akses File Dokumen dari Manapun dan Kapanpun dengan Google Docs

Ini kembali ke cerita awal tadi. Saat ini peranan flashdisk mulai tergantikan dengan penyimpanan komputer awan. Layanan gratis semisal Google Drive, Dropbox, dan One Drive perlahan menggantikan peranan flashdsik sebagai penyimpanan data.

Meksipun terbilang cukup aman menggunakan ketiga layanan di atas. Bukan berarti tidak berisiko sama sekali. Seseorang perlu menggunakan koneksi internet untuk mengakses ruang penyimpanan awan mereka.

Belum lagi masalah keamanan yang pernah menimpa pengguna Dropbox. Tidak hanya itu, perusahaan yang berlogo apel dari Amerika Serikat juga pernah mengalami kejadian serupa pada layanan iCloud mereka.

Netizen perlu benar-benar memilih layanan penyimpanan data yang paling aman. Dua perusahaan yang saya rekomendasikan yaitu Google Drive dan One Drive dari Microsoft.

Sebenarnya bukan berati Dropbox dan iCloud tidak aman. Apabila pengguna meningkatkan kesadaran diri terhadap keamanan IT-nya. Hal ini bisa diminimalisir yaitu dengan cara menggunakan password yang kuat.

Selanjutnya, Anda juga perlu mengaktifkan fitur 2Step Authentication disetiap layanan, baik itu e-mail dan layanan gratis di atas. Jika semua sudah okay, tinggal berdoa saja. Ya, hanya itu yang bisa user lakukan.  😆

Di poin keempat ini, keutamannya yaitu Anda bisa akses dokumen dari berbagai devices. Contoh lagi malas buka laptop untuk baca materi dari dosen. Tinggal download saja dokumennya ke smartphone.

Kebetulan lagi di warnet tidak bawa flashdisk. Jangan khawatir, karena kita pakai Google Docs yang terintegrasi dengan Google Drive. Dokumen yang ada di flashdisk bisa kita dapatkan kembali dengan men-download-nya.

5. Kolaborasi dengan Teman Satu Kelompok Jadi Lebih Mudah Ini Manfaat Google Docs yang Keren!

Terkadang kalau mahasiswa yang sudah bekerja atau memiliki usaha tertentu. Waktu ketemuan untuk mengerjakan tugas kampus menjadi lebih susah untuk atur jadwal ketemuannya.

Google Docs menawarkan kelebihan yang lain yaitu Anda bisa mengerjakan file dokumen tertentu secara bersama-sama. Anda mengetik sesuatu dan teman yang lain mengerjakan bagiannya juga di satu dokumen yang sama.

Kalau cara yang terbilang jadul biasanya kan kirim-kiriman email. Contoh si A mengerjakan tugas latar belakang, perumusan masalah, dan tujuan penelitian. Selesai dikerjakan, dikirim ke alamat email si B.

Si B mengerjakan bagiannya misalnya kerangka teoritik. Lanjut email ke si C untuk mengerjakan bagiannya yaitu metodologi misalnya. Terus sampai orang terakhir kirim e-mail berjenjang seperti itu.

Masalah mulai muncul ketika salah satu dari mereka harus merivisi dan memperbaharui file yang terakhir di-update. Tidak jarang dokumen jadi saling tumpah tindih dan tercecer.

Masalah klasik di atas bisa diselesaikan dengan menggunakan Google Docs. Anda tinggal invite email teman satu kelompok dan memberikan hak akses editing kepada mereka.

Setelahnya Anda bisa kerja kelompok keroyokan. Satu dokumen di Googel Docs dikerjakan ramai-ramai. Proses editing dilakukan secara real time. Jadi tidak ada lagi masalah tumpang tindih seperti kasus di atas.

6. Seseorang bisa Memberikan Komentar Secara Langsung di Google Docs

Dibagian tepi pada saat Anda membuka sebuah file dokumen di Google Docs ada tempat kecil untuk menyisipkan sebuah komentar. Misalnya Anda ingin memberikan komentar pada kinerja teman kelompok.

Tinggal sisipkan saja pada bagian sebelah kanan. Masukan komentar contoh “revisi pada bagian ini bro”. Atau komentar lainnya agar user yang lain bisa membaca komentar dan menindaklanjuti isi komentar.

Gambar di bawah ini semoga bisa menjelaskan tulisan di atas.

Memasukan komentar pada saat editing dokumen di Google Docs

Memasukan komentar pada saat editing dokumen di Google Docs via wikispaces.com

7. Tips Mengerjakan Tugas di Google Docs Meskipun Tidak Ada Koneksi Internet

Update dokumen di Google Docs tidak selalu harus menggunakan koneksi internet. Anda bisa mengedit sebuah file dokumen tertentu dengan memanfaatkan Google Drive.

Anda perlu menginstal aplikasi Google Drive di komputer Anda. Setelah itu, lakukan sinkronasi dokumen yang tersimpan di Google Drive sebelumnya. Pastikan harddisk Anda cukup untuk proses sinkronasi.

Setelah proses editing menggunakan aplikasi kantor yang terpasang di komputer. Anda bisa simpan di folder Google Drive yang ada di komputer Anda. Ketika komputer terkoneksi ke internet maka dokumen akan diperbaharui otomatis.

Gimana asikkan menggunakan Google Docs ini?  😎

Semoga ketujuh manfaat Google Docs di atas bisa bermanfaat untuk teman-teman mahasiswa. Jangan lupa bagikan tulisan di atas melalui jejaring sosial seperti Facebook, Twitter, Google Plus, LinkedIn, dan Path.

Tidak ingin ketinggalan tulisan terbaru dari Situstarget.com? Daftarkan alamat email dan nama lengkap Anda di kotak berlangganan artikel di bawah tulisan ini. Yuk kita diskusikan tulisan di atas di forum situstarget.com. 🙂