Cara Mengoptimalkan Whatsapp untuk Bisnis Online

Whatsapp merupakan salah satu jenis aplikasi bertukar pesan yang sangat terkenal di Indonesia. Hampir semua masyarakat Indonesia yang memiliki smartphone pasti memiliki aplikasi ini.  Aplikasi WhatsApp memiliki banyak sekali keunggulan dibandingkan dengan aplikasi chatting lainnya yang menjadikan aplikasi ini menjadi salah satu aplikasi favorit masyarakat Indonesia.

Berbeda dengan aplikasi chat lainnya yang membutuhkan pin seperti LINE dan BBM, WhatsApp justru hanya menggunakan nomor telepon untuk setiap akunnya yang sudah terintegrasi dengan kontak yang ada pada ponsel Anda. Jadi sistem WhatApss adalah seperti sms, namun ada banyak sekali fitur-fitur menarik yang bisa digunakan.

WhatsApp memungkinkan Anda untuk berkirim pesan, foto, video, ataupun dokumen ke orang lain. Anda juga dapat menyebarkan berita atau ide-ide Anda melalui WhasApp. Selain itu, WhatsApp juga memiliki tampilan interface yang sangat ramah bagi semua kalangan baik itu orang dewasa ataupun anak-anak.

Oleh karena itu, tak jarang dari anak-anak yang sudah memiliki akun WhatsApp sendiri. Berbagai kemudahan dan fitur-fitur yang ditawarkan tersebutlah yang membuat WhatssApp menjadi salah satu aplikasi yang paling sering digunakan oleh semua kalangan masyarakat di Indonesia.

Ternyata selain untuk berkirim pesan dan media komunikasi, WhatsApp juga telah mengeluarkan jenis atau variannya yaitu WhatsApp Bisnis. Aplikasi ini hadir karena banyak sekali orang-orang yang menggunakan aplikasi WhatsApp untuk keperluan bisnisnya terutama untuk bisnis online.

Biasanya para pengusaha online tersebut akan mencantumkan nomor yang bisa dihubungi oleh calon pembeli ataupun pelanggan untuk sekedar menanyakan tentang produk, mekanisme pengiriman, mekanisme pembayaran dan sebagainya. Biasanya karena terlalu banyak pesan yang masuk, Anda sebagai pelaku bisnis akan merasa kerepotan ataupun kewalahan dalam menanggapi pesan-pesan tersebut.

Bahkan saking banyaknya pesan yang masuk, ada saja pesan yang mungkin luput dari pengawasan Anda dan menjadi tidak terbalas. Padahal mungkin saja pelanggan Anda di sebrang sana sedang menunggu balasan pesan dari Anda. Kejadian ini seringkali terjadi di kalangan para pebisnis.

Banyaknya pesan yang harus dibaca dan harus dibalas membuat Anda akan menjadi bingung dan kerepotan. Akibatnya pelayanan terhadap pelanggan menjadi kurang maksimal. Pelayanan yang kurang maksimal inilah yang membuat pelanggan Anda menjadi tidak berminat lagi untuk membeli produk yang dijual karena sistem pelayanannya yang buruk dan respon yang diberikan sangat lama.

Hal inilah yang akan menyebabkan kemunduran dalam usaha ataupun bisnis Anda. Namun, Anda tak perlu khawatir karena sekarang telah hadir WhatsApp bisnis yang dapat membantu dalam mengelola bisnis dan melayani pelanggan ataupun calon pelanggan Anda.

Apa Itu WhatssApp Bisnis

WhatsApp bisnis merupakan salah satu fitur pengembangan dari WhatssApp. Dengan aplikasi WhatsApp bisnis ini, Anda dapat lebih mudah untuk berinteraksi dengan para pelanggan, merespon pesan dan permintaan pelanggan dengan cepat, memperoleh informasi mengenai pelanggan dan masih banyak lagi.

Aplikasi ini memang didesain secara khusus untuk para pengusaha kecil-kecilan agar bisa memudahkan bisnis para pengusaha kecil tersebut. Untuk menggunakan aplikasi ini Anda dapat mengunduhnya di Playstore ataupun pada Google Play. Tenang saja, aplikasi WhatsApp bisnis ini dapat diunduh secara gratis walaupun aplikasi ini dikhususkan untuk para pengusaha atau pebisnis.

Aplikasi WhatsApp bisnis ini dirilis pada akhir tahun 2017 dengan tujuan agar para pengusaha kecil dapat mengembangkan usahanya dan meningkatkan pelayanannya via aplikasi WhatApp bisnis ini. Ada banyak sekali fitur-fitur yang disediakan oleh aplikasi ini. Fitur-fitur ini tentu saja berguna untuk membantu Anda dalam melayani pelanggan.

Jika Anda menggunakan WhasApp biasa, biasanya pelayanan terhadap pelanggan kurang maksimal. Namun jika Anda menggunakan WhatsApp bisnis, pelayanan terhadap pelanggan Anda dapat dilakukan dengan lebih maksimal. Pelayanan yang lebih maksimal dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Kepuasaan pelanggan yang besar juga dapat memberikan feedback yang baik bagi usaha Anda. Hal ini dapat membuat usaha Anda semakin maju dan berkembang.

Ada banyak sekali fitur-fitur menarik yang disediakan oleh pihak WhatsApp Bisnis. Fitur-fitur menarik inilah yang dapat membantu Anda dalam melakukan promosi produk dan pelayanan maksimal terhadap pelanggan. Adapun beberapa fitur menarik yang dapat digunakan dalam aplikasi WhasApp bisnis adalah:

1. Profil Bisnis

Profil bisnis merupakan salah satu fitur yang disediakan oleh WhatsApp bisnis. Fitur profil bisnis ini berguna untuk menampilkan nama bisnis atau usaha, nomor yang bisa dihubungi, alamat, jam operasional usaha dan juga alamat website.

Dengan profil bisnis ini, pelanggan Anda bisa mengetahui informasi mengenai bisnis ataupun usaha Anda. Saat membuat profil bisnis, usahakan anda memberikan informasi detail tentang usaha anda.

2. Tools Pesan

Fitur menarik lainnya yang ada pada WhatsApp bisnis adalah tools pesan. Pada tools pesan ini Anda akan menemukan 3 tools lainnya yaitu pesan nonaktif, pesan sapaan, dan juga pesan cepat. Dengan beberapa fitur tools pesan ini, Anda dapat melayani pelanggan dengan maksimal tanpa merasa kewalahan.

Pada pesan nonaktif, Anda dapat menggunakannya untuk tempat kompilasi berbagai pesan yang tidak bisa dibalas secara langsung. Kemudian ada pesan sapaan yang berguna untuk menyapa pelanggan atupun konsumen saat mereka baru bergabung dengan Anda pertama kali. Biasanya pesan sapaan ini akan terkirim secara otomatis saat pelanggan baru bergabung dengan Anda pertama kali.

Terakhir adalah pesan cepat. Pesan cepat merupakan pesan yang memuat jawaban beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan oleh pelanggan Anda. Biasanya pesan ini juga akan muncul secara otomatis apabila pelanggan Anda mengetikkan hal yang sering menjadi pertanyaan pelanggan lainnya. Anda bisa mengatur jenis pertanyaan apa yang akan dibalas menggunakan fitur balas cepat ini.

3. Statistik Pesan

Fitur lainnya yang hanya dapat Anda temukan pada aplikasi WhatsApp bisnis adalah fitur statistik pesan. Pada fitur statistik pesan, Anda dapat melihat statistik dari data pada aplikasi WhatsApp bisnis. Adapun data yang biasanya dilihat dan dihitung adalah jumlah dari pesan yang telah dikirimkan dan jumlah pesan yang sudah dibaca.

4. WhatsApp Web

Fitur selanjutnya yang dimiliki oleh WhatsApp bisnis adalah whatsapp web. Dengan adanya fitur whatsapp web ini, Anda dapat menggunakan aplikasi Whatsapp bisnis pada komputer ataupun pc Anda dan tidak melulu harus menggunakan smartphone. Fitur ini akan mempermudah Anda dalam menggunakan dan membalas pesan-pesan dari para pelanggan.

Alasan yang Membuat Anda Harus Menggunakan WhatsApp Bisnis

Ada banyak sekali alasan yang mengharuskan Anda menggunakan aplikasi WhatsApp sebagai aplikasi untuk membantu mengembangkan bisnis Anda. Alasan yang paling mendasarkan adalah karena WhatsApp merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setiap hari oleh masyarakat dunia, khususnya Indonesia. Dengan menggunakan WhatsApp, dapat membantu Anda dalam mengembangkan usaha dan bisnis Anda dengan mudah.

Sebelum munculnya aplikasi WhatsApp bisnis, awalnya pengusaha masih mengalami kesulitan dalam melayani pelanggannya karena pesan yang terus-terusan masuk dari pelanggan dan membutuhkan waktu yang lumayan lama untuk membalasnya secara satu per satu. Karena banyaknya pengusaha yang menggunakan WhatsApp sebagai salah satu media pembantu dalam menjalankan usaha, maka pada akhir tahun 2017 pihak WhatsApp mengeluarkan aplikasi WhatsApp bisnis.

WhatsApp bisnis ini hadir sebagai jawaban dan bantuan atas berbagai kesulitan yang dialami banyak pengusaha yang memanfaatkan WhatsApp sebagai salah satu media pembantu usaha atau bisnisnya. Berikut ini merupakan beberapa alasan yang menjadikan aplikasi WhatsApp bisnis menjadi salah satu aplikasi yang harus Anda gunakan untuk membantu pengelolaan dan pengembangan bisnis. Beberapa alasan tersebut adalah:

1. Meyakinkan Calon Pelanggan dan Pelanggan

Hal pertama yang membuat Anda harus menggunakan WhatsApp bisnis adalah agar calon pelanggan dan pelanggan Anda menjadi yakin dengan usaha Anda. Hal ini dikarenakan pada WhatsApp bisnis akan tercantum profil bisnis, alamat, situs website dan segala hal tentang profil bisnis Anda.

Berbeda dengan WhatsApp Messanger biasa yang hanya dapat memuat nama saja. Informasi mengenai profil bisnis atau usaha Anda ini dapat membuat calon pelanggan ataupun pelanggan menjadi semakin yakin dengan kelegalan bisnis dan usaha Anda.

2. Dapat Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan Selama 24 Jam

Jika Anda menggunakan aplikasi WhatsApp bisnis, maka Anda bisa memberikan pelayanan kepada pelanggan selama 24 jam. Pelanggan bisa saja memerlukan Anda dalam waktu-waktu yang tak terduga untuk menjawab pertanyaannya. Bisa saja pada waktu saat Anda harus istirahat ataupun pada waktu lainnya.

Jika Anda menggunakan aplikasi WhatsApp Messanger, maka Anda harus membalas pesan tersebut secara manual. Hal ini pasti akan mengganggu waktu istirahat Anda. Atau pada kasus lain, bisa saja Anda tidak dapat membalas pesan tersebut dikarenakan Anda sedang istirahat dan tidur, sehingga pesan tersebut menjadi tidak terbaca oleh Anda dan baru terbaca pada keesokan harinya. Keterlambatan Anda dalam merespon dan membalas pesan tersebut, dapat membuat pelanggan Anda menjadi kecewa. Hal ini akan menimbulkan feedback buruk bagi usaha Anda.

Namun, lain halnya jika Anda menggunakan aplikasi WhatsApp bisnis sebagai aplikasi pembantu dalam melayani pelanggan. Anda dapat beristirahat dengan tenang dan tanpa terganggu karena pada WhatsApp bisnis tersedia fitur balas cepat yang memungkinkan akun WhatsApp bisnis Anda membalas pesan-pesan dari pelanggan secara otomatis.

Dengan demikian pelanggan Anda merasa dihargai dan direspon sehingga feedback terhadap usaha Anda menjadi baik. Hal yang perlu Anda ketahui dalam berbisnis adalah pelanggan sengatlah menyukai respon dan balasan yang cepat. Jika Anda merespon pelanggaan dengan baik dan cepat, maka otomatis feedback bagi usaha Anda akan semakin bagus dan baik. Feedback yang baik dari pelanggan berkemungkinan besar untuk membuat usaha semakin berkembang dan meningkat.

3. Sebagai Media Promosi yang Baik

WhatsApp bisnis juga dapat dimanfaatkan sebagai media promosi yang baik bagi usaha Anda. Biasanya promosi seringkali dilakukan melalui aplikasi lain seperti facebook, Instagram, twitter ataupun website.

Namun, pernahkah terpikir di benak Anda bahwa WhatsApp juga bisa dijadikan sebagai media promosi? Ternyata aplikasi WhatsApp bisnis bisa Anda manfaatkan sebagai salah satu media untuk mempromosikan bisnis Anda. Anda dapat mempromosikan produk terbaru, diskon yang sedang tersedia dan informasi lainnya melalui fitur pesan siaran dan pesan grup.

Jika Anda menggunakan WhatsApp bisnis sebagai salah satu media promosi Anda, Anda bisa saja mendapatkan respon langsung dari pelanggan. Selain itu, Anda juga bisa mengetahui apa saja hal yang diinginkan oleh pelanggan sehingga Anda bisa menciptakan sebuah produk yang sedang diinginkan pelanggan.

Dengan komunikasi yang terjalin dengan baik seperti itu, dapat membuat pelanggan Anda menjadi dihargai dan didengar pendapatnya sehingga mereka menjadi betah untuk berlangganan dengan Anda.

4. Bisa Dikembangkan Sebagai Alat untuk Memesan Barang Secara Instan

Biasanya orang akan melakukan pemesanan atau pembelian barang melalui website atau aplikasi pembelian atau jasa jual beli online. Namun, jika Anda menggunakan WhatsApp bisnis, maka Anda dapat memanfaatkan aplikasi ini sebagai aplikasi yang memungkinkan pelanggan Anda untuk memesan barang melalui aplikasi WhatsApp bisnis ini. Hal ini tentu saja memberikan kemudahan bagi Anda sebagai pelaku usaha maupun bagi pelanggan Anda.

5. Lebih Mudah dalam Mengelompokkan Customer

Salah satu kemudahan yang ditawarkan oleh pihak WhatsApp binis yang menjadikannya layak digunakan oleh para pebisnis adalah kemudahan dalam mengelompokkan customer ataupun pelanggan. Nantinya customer ini akan dikelompokkan berdasarkan beberapa kategori yang telah ada atau yang telah Anda siapkan.

Biasanya kebanyakan kategori yang dibuat oleh para pengusaha atau pebisnis adalah customer baru, customer lama, customer yang pembayarannya masih ditunda, customer yang barangnya masih dalam proses pengiriman dan masih banyak kategori lainnya. Pengelompokan customer berdasarkan kategori ini dapat memudahkan Anda dalam memberikan pelayanan dan informasi kepada para customer ataupun pelanggan Anda.

Cara Mendaftar dan Menggunakan Aplikasi WhatsApp Bisnis

Setelah mengetahui beberapa fitur menarik yang disediakan oleh WhatsApp bisnis dan beberapa keuntungan yang ditawarkan, pastinya Anda akan menjadi tertarik untuk menjadikan aplikasi ini sebagai pembantu usaha atau bisnis Anda.

Berikut ini merupakan panduan cara mendaftar pada aplikasi WhatsApp bisnis yang bisa Anda lakukan dengan mudah dan cepat. Beberapa cara menggunakan WhatsApp bisnis antara lain adalah:

1. Mengunduh WhatsApp Bisnis

Hal pertama yang pastinya harus Anda lakukan sebelum mendaftar pada aplikasi WhatsApp bisnis adalah mengunduh aplikasinya terlebih dahulu. Aplikasi WhatsApp bisnis ini dapat Anda unduh secara gratis tanpa dipungut biaya. Anda dapat mengunduh aplikasi WhatsApp bisnis ini melalui Playstore ataupun melalui Google Play.

Namun untuk saat ini, aplikasi WhatsApp bisnis ini hanya tersedia atau hanya dapat diunduh oleh para pengguna Android saja. Dengan kata lain, pengguna IOS tidak dapat mengunduh aplikasi ini karena aplikasi ini belum tersedia di Appstore.

2. Mendaftar Akun WhatsApp Bisnis

Setelah Anda mengunduh aplikasi WhatsApp bisnis, langkah selanjutnya adalah mendaftarkan akun Anda pada aplikasi WhatsApp bisnis yang telah diunduh sebelumnya. Mekanisme pendaftaran akun WhatsApp bisnis ini sebenarnya sama dengan pendaftaran akun pada aplikasi WhatsApp biasa yaitu WhatsApp Messanger.

Langkah pertama yang harus Anda lakukan setelah mengunduh dan menyetujui kebijakan yang telah dicantumkan adalah memasukkan nomor telepon Anda. Anda harus menggunakan nomor telepon yang berbeda dari nomor telepon pada WhatsApp messanger Anda.

Gunakanlah nomor telepon yang dikhususkan untuk keperluan bisnis saja, agar Anda bisa membedakan dan memisahkan antara kebutuhan pribadi dan kebutuhan bisnis. Selain itu, gunakanlah nomor telepon yang aktif agar sms verifikasi dari pihak WhatsApp bisnis bisa Anda terima.

3. Memasukkan Kode Verifikasi dan Membuat Nama Bisnis

Langkah selanjutnya agar Anda terdaftar di WhatsApp bisnis adalah memasukkan kode verifikasi. Kode verifikasi yang akan dimasukkan merupakan kode yang telah dikirimkan oleh pihak WhatsApp ke nomor hp Anda melalui pesan singkat atau sms. Kode verifikasi tersebut merupakan kumpulan kode yang terdiri dari enam digit kode.

Ketikkanlah kode tersebut di tempat yang telah disediakan, lalu pihak WhatsApp bisnis akan memverifikasi kode tersebut apakah sesuai dengan kode yang diminta ataukah tidak sesuai.

Setelah akun Anda terverifikasi, langkah selanjutnya adalah menuliskan nama dari akun bisnis Anda. Tulislah nama bisnis Anda pada tempat yang telah disediakan. Anda perlu mengetahui bahwa nama yang telah Anda tulis pada langkah ini tidak akan pernah bisa dirubah di lain waktu. Oleh karena itu, berhati-hatilah dalam menulis nama bisnis atau usaha Anda agar tidak menimbulkan kesalahan yang tidak diinginkan.

4. Mengisi Profil Bisnis ataupun Usaha

Setelah akun bisnis atau usaha Anda terdaftar pada WhatsApp bisnis, langkah selanjutnya adalah mengisi profil mengenai bisnis ataupun usaha Anda. Langkah pertama yang harus dilakukan untuk mengisi profil bisnis atau usaha adalah dengan mengetuk ikon titik tiga yang ada di pojok kanan atas.

Selanjutnya pilihlah menu pengaturan, lalu pilih pengaturan bisnis kemudian. Setelah itu pilihlah pilihan profil, karena Anda akan mengatur profil mengenai bisnis ataupun usaha Anda. Pada menu ini, silahkan tambahkan deskripsi singkat mengenai bisnis atau usaha Anda, alamat, situs website, alamat email, jam opersional, kategori bisnis dan informasi lainnya yang harus Anda isikan pada kotak yang telah disediakan.

5. Mengatur Respon Otomatis

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa WhatsApp bisnis memiliki fitur respon otomatis seperti pesan sapaan dan balasan cepat. Sebelum akun WhatsApp bisnis Anda siap untuk digunakan, Anda perlu mengatur pesan respon cepat tersebut.

Untuk mengatur respon cepat pada WhatsApp bisnis, Anda hanya perlu mengetuk ikon tiga di pojok kanan atas, pilih pengaturan bisnis lalu pilihlah away message, greeting message, ataupun quick replies pada pilihan mesangging tools. Setelah itu, ketikkanlah pesan yang ingin Anda kirimkan secara otomatis baik itu untuk away message, greeting message ataupun untuk quick replies.

6. Mengelompokkan Customer dengan Menggunakan Label

Salah satu kelebihan yang ditawarkan oleh WhatssApp bisnis untuk Anda adalah adanya layanan untuk mengelompokkan customer atau pelanggan berdasarkan kategori yang diinginkan. Pengelompokkan customer tersebut dilakukan dengan menggunakan label.

Pengelompokkan customer menggunakan label ini sangatlah membantu Anda untuk mengatur pesan yang akan dikirimkan kepada pelanggan. Hal ini dikarenakan pesan antar kelompok pelanggan pasti memiliki konten yang berbeda. Misalnya pesan untuk pelanggan baru pasti akan berbeda dengan jenis pesan yang harus dikirimkan kepada pelanggan yang sedang menunggu barang pesanannya. Oleh karena itu, pengelompokan pesan sangatlah berguna agar pesan yang dikirimkan dapat terorganisasi dengan baik.

Adapun cara mengelompokkan pesan menggunakan label adalah dengan mengklik titik tiga pada pojok kanan layar obrolan Anda dan customer. Setelah itu, buatlah label baru ataupun pilih label yang sudah ada kemudian klik simpan. Maka label baru Anda sudah dapat dibuat.

7. Melihat Statistik Pesan

WhatsApp bisnis dapat juga digunakan untuk melihat statistik pesan yang sudah dikirimkan, pesan yang diterima ataupun pesan yang telah dibaca. Adapun caranya adalah dengan membuka pengaturan bisnis dan klik statistik. Maka staistik pesan Anda dapat terlihat. Demikianlah penjelasan mengenai apa itu WhatsApp bisnis dan bagaimana cara menggunakannya. Semoga bermanfaat bagi Anda.